Guía de Remisión, TODO lo que debes Saber

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Guía de remisión, tipos de guía de remisión, quienes deben emitirlas, cuantas copias tiene la guía de remisión transportista, cuando se deben usar. Estos son algunos de los puntos que se trataran en el siguiente articulo.

Hola amigo lector, si haz llegado a este articulo de seguro tendrás dudas sobre la Guía de Remisión. Espero que mi articulo pueda ayudarte a aclarar tus inquietudes.

Que es una Guía de Remisión

En esencia es un documento legal que da garantías y respalda el transporte de bienes que requieren un traslado a través de un medio adecuado para cada tipo.

En general este tipo de traslados debe cumplir con unas formalidades y reglas claras que, en caso de incumplirse alguna de ellas, puede acarrear sanciones que compensen el daño o perjuicio al bien.

A medida que evolucionan los métodos de transporte de mercancías, equipajes y todo tipo de materiales de especial manejo, también surgían nuevas preocupaciones para quienes contrataban los servicios de transporte.

La frecuente perdida de mercancía, robos, accidentes o daños a la carga, sumado a la evasión de impuestos y pocas posibilidades de realizar seguimiento y control al manejo adecuado de los bienes, fueron las principales preocupaciones que hicieron necesario la implementación de un sistema ordenado que permitiera organizar y permita llevar el seguimiento al transporte de mercancías y bienes.

Varias fueron las propuestas de los sistemas de control a implementar, siendo la Guía de remisión el documento que se declaro valido y necesario para envíos nacionales e internacionales.

La guía de remisión da un respaldo de responsabilidad del remitente ante casos de robos o daños en las unidades donde se transportan las mercancías o bienes.

Características de Una Guía de Remisión

Guía de Remisión Servientrega Ecuador. Ejemplo de llenado de la guía
Guía de Remisión Servientrega

Las guías de remisión deben contener una información mínima para que puedan tener alguna validez.

Servientrega cuenta con un liquidador que puedes usar como guía para generar tus propias Guías de Remisión: http://www.servientrega.com.ec/secciones/ayudas_envio

Si eres una empresa grande puede que tengas implementado un software que te permita generar guías de remisión rellenando solo unos cuantos campos, como por ejemplo los datos del cliente, información de la mercancía, destino y alguno que otro dato mas. En empresas grandes los sistemas automatizados llenan e imprimen el resto de información sin que tengas que hacer mucho mas.

En cambio si eres una persona o una pyme que quiera realizar un envió de mercancías, puede que te estés preguntando: ¿Cómo debo llenar una guía de remisión? ¿Qué datos debe contener?

Dependiendo del tipo de mercancía, el remitente debe registrar en la guía de remisión información relevante sobre la carga, pero en todos los casos la guía debe contener mínimamente esta información:

  • Nombre comercial del emisor o remitente.
  • Numero de identificación tributaria del emisor o remitente.
  • Razón Social del Emisor o remitente.
  • Consecutivo único o Numeración que identifique este documento.
  • Numeración de la autorización.
  • Fecha de autorización.
  • Fecha en la que iniciara el traslado.
  • Fecha en la que será entregado el traslado.
  • Datos del comprobante de venta.
  • Numero de declaración de aduanas nacionales.
  • Descripción del motivo del traslado.
  • Dirección del punto de partida.
  • Dirección del destino.
  • Datos de contacto e Identificación del destinatario.
  • Identificación y datos de contacto del transportista.
  • Descripción de la mercancía transportada.
  • Fecha de caducidad (si aplica).
  • Destinatarios.

Para algunos casos y dependiendo del tipo de mercancía, en la guía de remisión deberán detallarse mas datos que sean relevantes para el manejo adecuado de los bienes.

Quienes Deben Emitir Guías de Remisión

Si bien, se puede decir que siempre es bueno generar guías de remisión cada que se transportan bienes, valores o mercancías, no siempre se exigen que deban emitirse.

Algunas excepciones pueden ser:

  • Cuando se realizan mudanzas del hogar de forma local o interdepartamental.
  • Cuando los bienes o mercancías se transfieren de forma directa por el vendedor hacia el comprador, en este caso el traslado puede respaldarse con una factura de venta.

En todo caso, el remitente es quien debe usar o emitir la guía de remisión y esta debe ser exigida por el destinatario o por la persona que contrata el servicio de traslados.

Cuantos Tipos de Guía de Remisión Hay

En la actualidad pueden existir dos tipos de guías de remisión denominadas:

  • Guía de remisión remitente
  • Guía de remisión transportista

Conozcamos un poco mas sobre estos dos tipos:

Guía de Remisión Remitente

Se utiliza cuando se realiza un traslado de bienes en modo transporte privado. Se denomina transporte privado de bienes aquel que es efectuado en unidades propias del vendedor o en leasing.

Generalmente esta guía de remisión se emite por duplicado o triplicado de acuerdo a la necesidad de la empresa. Una de las copias se entrega al cliente como soporte del transporte y entrega en buenas condiciones de la mercancía o bienes.

Guía de Remisión Transportista

Este tipo de guía cuando se trata de transporte publico (se entiende por transporte publico cuando se contrata a un tercero para realizar el traslado de los bienes) siempre debe estar acompañada de la guía de remisión remitente.

No es obligación que en la guía de remisión transportista se consignen los datos del destino, ya que al estar acompañada por las guía de remisión remitente se puede obtener esta información y puede evitarse la duplicidad.

Por lo general este tipo de guía de remisión debe ser emitido cuando se realizan traslados de bienes que son transportados por el mismo vendedor y pertenecen a la modalidad pactada en la venta como «Entrega en el inmueble del cliente» o «Entrega por cuenta del vendedor».

Cuantas Copias Tiene la Guía de Remisión Transportista

La guía de remisión transportista debe tener como mínimo una copia acompañada de la original.

En algunos casos y dependiendo de la necesidad de cada empresa, pueden emitirse copias por triplicado.

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