Estructura de un Correo Electrónico. 7 puntos a considerar

La estructura de un correo electrónico difiere de la correspondencia normal y debe cumplir con ciertos requisitos, especialmente en los negocios. Pero, ¿a qué debes prestar atención cuando escribes un correo electrónico para causar una buena impresión en el destinatario?

Si buscas evitar cometer errores en estructurando tus correos, Los siguientes consejos te ayudarán en el futuro cuando escriba correos electrónicos y dejar una buena impresión.

La estructura CORRECTA de un correo Electrónico

Para mi un correo electronico debe estar estructurado en siete partes, sobre todo si es un correo empresarial o de negocios, veamos cuales son las 7 partes en las que debes considerar en la estructura de un correo electrónico:

• Dirección de Correo del destinatario
• Línea de asunto significativa
• Saludo apropiado
• Estructurar el Cuerpo del Mensaje
• Oración final
• Despedida
• Firma

Ya que conoces la estructura que propongo para los correos electrónicos, hablaré un poco de cada una de ellas y qué debes colocar.

Dirección de correo del destinatario

Presta atención al completar la dirección de correo electrónico del destinatario. Las letras o números incorrectos o el uso de una dirección desactualizada harán que el correo electrónico no llegue al destino previsto. Como regla general, recibirás un mensaje de error enviado a tu propia dirección de correo electrónico, pero si lo ignoras, el mensaje no servirá de nada.

En asuntos importantes, esto puede conducir a situaciones molestas. Sin embargo, en cualquier caso, reenviar el correo electrónico lleva tiempo. Por lo tanto, es mejor verificar de antemano si la dirección de correo electrónico ingresada está actualizada y es correcta.

La dirección de correo del destinatario es un aspecto de la estructura de un correo electronico que no se tiene al redactar un correo electronico.

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Escribe una línea de asunto significativa

La línea de asunto de tu correo electrónico debe reflejar breve y concisamente el tema y dar al lector una primera impresión de tu solicitud. Es un elemento importante que permite al destinatario priorizar los correos electrónicos sin abrirlos primero. Tienes en tus manos llamar la atención con un asunto bien elegido y estructurado, para que tu solicitud sea procesada rápidamente. Si su homólogo vuelve a buscar más tarde el correo electrónico que ya se ha abierto, un asunto conciso hace que sea más fácil encontrarlo.

El asunto también puede servir para transmitir la urgencia de tu preocupación. Sin embargo, evita formulaciones demasiado espeluznantes y no conviertas en una regla el uso de frases como “¡Cuidado, importante!”. Además, las líneas de asunto no deben exceder una cierta longitud. En particular, no escribas oraciones completas.

Estructura

No existe una estructura de línea de asunto única para todos. En cualquier caso, si no prestas atención al asunto, corres el riesgo de que tu e-mail se pierda en la bandeja de entrada del destinatario. La información importante siempre debe ir primero.

Averigua con anticipación si tu empresa tiene una estructura uniforme para las líneas de asunto. Si diseñas el asunto tú mismo, puedes trabajar con los siguientes elementos, por ejemplo:

• Tema
• Título del Proyecto
• Fecha y hora

Elige el saludo adecuado

El saludo es lo siguiente que leerá su contraparte después del tema y por lo tanto, contribuye significativamente a la primera impresión. Al dirigirte a alguien, es particularmente importante elegir las palabras correctas para no molestar al destinatario.

Importante para la estructura: Después del saludo siempre hay una coma y el párrafo que sigue comienza en minúsculas.

Si se conoce, se debe utilizar el nombre del destinatario y si está disponible, el título académico (Dr., Prof., etc.). Esto le da al mensaje un toque personal y muestra respeto por haber asumido las responsabilidades. La elección de la forma apropiada de tratamiento depende de la relación con la persona o el grupo al que se dirige. Aquí hay unos ejemplos:

• Siempre estás en el lado seguro con el tradicional ” Estimado señor/señora “, especialmente con personas que apenas conoces o que no conoces en absoluto.
• Puedes dirigirte a colegas cercanos o socios comerciales que conoce desde hace mucho tiempo con “Estimado” o “Hola” .
• Formulaciones como “hola” se pueden usar como alternativa, pero corren el riesgo de parecer impersonales y, por lo tanto, solo se recomiendan si ya se conocen muy bien. Este tipo de saludo a menudo ocurre después de un largo intercambio de correos electrónicos.
• Si no se conoce al destinatario, se puede utilizar una frase genérica como ” Estimado señor o señora” o simplemente “Hola” o “Estimado servicio de atención al cliente”.
• Si no está seguro de qué tan formal debe ser el saludo desconocido, es una buena idea echar un vistazo al sitio web de la compañía y hacerse una idea.

Múltiples Destinatarios

Si hay varios destinatarios, el saludo debe escribirse por separado para cada persona. Dependiendo del número de personas, la lista puede estar en una línea o, especialmente si hay muchos destinatarios, uno debajo del otro, es decir, cada uno en una línea separada.

Asegúrese de nombrar primero a la persona con el cargo más alto y las demás personas de acuerdo con su posición en la empresa. Si no tiene esta información, se recomienda una lista alfabética.

Estructura la Parte Principal

El cuerpo es la parte más importante de la estructura de un correo electrónico. Aquí describes tus preocupaciones y si es necesario, formula deseos y demandas para tu contraparte. Mantén siempre un tono amistoso y se objetivo. De esta manera, te aseguras de que el destinatario acepte tu correo con benevolencia y aumente la posibilidad de una respuesta rápida.

La comunicación escrita siempre conlleva el riesgo de mala interpretación. Si bien el uso de emojis se ha establecido en la vida cotidiana para transmitir estados de ánimo, esto es bastante inusual en el entorno empresarial. Así que hay que trabajar con medios convencionales. Para evitar malentendidos, debes evitar formulaciones ambiguas.

Construcción

Al construir la parte principal, es importante prestar atención a una estructura lógica para que el lector pueda seguirla fácilmente.

• Comienza con una oración introductoria. Toma, por ejemplo, referencia al último contacto con el destinatario (“Como se discutió la semana pasada…”) Luego, debes formular tu principal preocupación de manera breve y concisa en una oración para que quede claro de inmediato de qué se trata.
• Para aclarar la estructura de tu texto y asegurar una mejor legibilidad, es útil dividir el texto en varios párrafos , cada uno con contenido relacionado.
• Asegúrate de describir tu solicitud de manera concisa en oraciones cortas. Evita los excesos y las frases encajonadas, de lo contrario corres el riesgo de perder la atención de tu contraparte.
• Las enumeraciones son un medio adecuado para preparar una gran cantidad de información de una manera que sea fácil de leer.
• Además, puedes enfatizar palabras clave con énfasis como negrita o cursiva y hacer que la información importante sea visible de un vistazo.

Oración final

Completa tu correo electrónico con la oración final. Nuevamente, puedes usar diferentes elementos:

• Si lo deseas, tiene sentido mencionar qué tipo de reacción espera de la otra persona (“Espero sus comentarios”. / “Estoy esperando su llamada”. / “Por favor, hágamelo saber”).
• Además, puede ser útil una nota sobre la mejor manera de contactarlo si tiene alguna pregunta (“Si tiene alguna pregunta, siempre estoy disponible por correo electrónico o de lunes a viernes entre las 9 a. m. y las 6 p. m. por teléfono número 0123/4567890.” ).
• Para agregar un toque personal al mensaje , también puedes agregar una oración al final con referencia a la vida cotidiana o eventos actuales (“Deseando que se encuentre bien” / “¡Le deseo un buen fin de semana!”). Así es como creas un sentimiento positivo al final de tu mensaje.

Despedida

La despedida es el elemento final de tu correo electrónico y da otra indicación de qué tan formal es el mensaje. Similar al saludo, tienes la oportunidad de agregar un toque personal. En general, en caso de duda, es mejor ser un poco más formal que demasiado casual. Dependiendo de la relación con el destinatario, se pueden usar diferentes despedidas, como por ejemplo:

• Formal: Atentamente/ Saludos cordiales.
• Neutro: Saludos cordiales.
• Informal o Casual: Muchos saludos / saludos cordiales / saludos con amor / saludos soleados / saludos.

Para una despedida más personal, añade la ubicación del destinatario (“Saludos cordiales a Berlín”) o el lugar donde te encuentras (“Saludos cordiales desde Colombia”). Evite frases obsoletas como “sinceramente”. Importante: No hay coma después del saludo.

Firma

El propósito de la firma es comunicar información importante sobre ti, tu empresa y opciones de contacto. Los hipervínculos permiten al destinatario ponerse en contacto contigo de forma rápida y directa. Los posibles elementos de la firma son:

• Nombre y cargo, si corresponde
• Nombre de la empresa, incluida la forma jurídica y la dirección
• Puesto en la empresa (jefe de departamento, estudiante trabajador, etc.)/ título del puesto
• Cualificación profesional (MSc., empleado industrial, etc.)
• Sitio web
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono
• Logo de la compañía
• Foto
• Posiblemente cuentas de redes sociales
• En tu caso, nombres de los directores gerentes o miembros del directorio y del presidente del directorio.

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Adjuntos

Puedes usar archivos adjuntos para agregar más información a tu correo electrónico. Por ejemplo, puedes proporcionar información gráfica en forma de imágenes, recopilar grandes cantidades de datos en una hoja de cálculo de Excel o adjuntar documentos. Básicamente, por supuesto, solo debe incluir contenido relevante en el adjunto.

Asegurate de hacer referencia al archivo adjunto en el texto para que el destinatario pueda entender por qué enviaste un archivo. Si es posible, debes enviar archivos PDF en lugar de documentos de Office (por ejemplo, Word o Powerpoint). Esto asegura que los usuarios sin acceso al paquete de Office también puedan abrir los documentos; también están protegidos de una edición o modificación posterior.

Estructura de un correo electrónico: Ejemplo

Te comparto una plantilla de un correo electronico empresarial:

Conclusión

Ten cuidado al redactar un correo electrónico . Cosas supuestamente irrelevantes como la elección del saludo o la despedida tienen un gran impacto en el tono y la formalidad de tu correo electrónico. Al adherirse a la etiqueta básica, contribuyes a una comunicación fluida y forma una imagen positiva de ti mismo.

Con una línea de asunto significativa, puede asegurarse de que su correo electrónico llame la atención. Para que tu contraparte lo lea atentamente, es importante que esté escrito de forma comprensible. Puedes lograr esto, por un lado, usando oraciones cortas y concisas y por otro lado, por medios visuales como párrafos o énfasis.

El uso correcto de la ortografía y la gramática contribuye a una impresión general profesional. En conclusión, se puede decir que no existe una solución única para el correo electrónico comercial “perfecto”. En cualquier caso, manténte amigable y objetivo, no te desvíes del tema, pero también integra elementos personales para construir una conexión con el destinatario.

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