Google Sheets: Guía Para Principiantes

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Microsoft primero inventó la hoja de cálculo de Excel y luego Google ofreció su propia versión de .XLS, con Google Sheets.

Aunque Sheets no es difícil de usar (como la mayoría de los productos de Google, esta aplicación de hoja de cálculo es intuitiva y muy fácil de usar), puede haber una curva de aprendizaje y existen algunos trucos para aprovechar al máximo las funciones disponibles en Google Sheets.

Con Google Sheets, puede crear y editar hojas de cálculo directamente en su navegador web; no se requiere ningún software especial. Varias personas pueden trabajar simultáneamente, puede ver los cambios de las personas a medida que los hacen y cada cambio se guarda automáticamente.

La práctica siempre hace al maestro y el objetivo es que al final de esta guía del usuario de Google Sheets, tenga una comprensión de las funciones para principiantes, intermedios y avanzados, también sepa que siempre tendrá una referencia a la que volver en caso de que lo haga caer en la confusión.

¿Qué es Google Sheets?

Google Sheets es una aplicación de hoja de cálculo gratuita basada en la nube disponible en Google. A diferencia de las hojas de cálculo anteriores en las que tenía que descargar software, este se abre en una página web normal. Puede hacer análisis de datos o una simple hoja de cálculo para lo que necesite.

¿Cuál es la diferencia entre Google Sheets y Excel?

Microsoft Excel fue uno de los creadores del software de hoja de cálculo en línea. Aunque Sheets es similar a Excel, existen algunas diferencias.

  • Google Sheets está basado en la nube y Excel es un programa de escritorio descargable. Las hojas se guardan automáticamente en la nube, donde todos pueden acceder a ellas.
  • La colaboración está en realidad dentro de Sheets, mientras que Excel no tiene la funcionalidad adecuada de esto.
  • Ambos tienen herramientas de gráficos y diferentes tipos de tablas dinámicas para el análisis de datos.
  • Excel puede manejar conjuntos de datos más grandes que Sheets, pero Sheets todavía tiene un límite de 2 millones de celdas.
  • Hojas de cálculo de Google funciona muy bien con todos los demás servicios de Google y otros sitios de terceros en línea.
  • Ambos tienen lenguajes de secuencias de comandos que amplían su funcionalidad y la capacidad de crear herramientas personalizadas.
  • Google Sheets usa Apps Script que es similar a Javascript, mientras que Excel usa VBA.

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Beneficios de Google Sheets

Los principales beneficios de Google Sheets son que es gratuito, colaborativo y capaz de realizar una amplia gama de funciones. Todos los equipos pueden trabajar en la misma hoja de cálculo, al mismo tiempo, en tiempo real. También es extremadamente fácil de usar, al mismo tiempo que puede procesar datos complejos.

Creación de su primera hoja de Google

Primero dirígete aquí y haz clic en «Ir a Hojas de cálculo de Google», en el centro de la página.

A continuación, se le pedirá que inicie sesión. Si no tiene una cuenta de Google, este sería el momento en el que debería crear una. Una vez que haya iniciado sesión en la página principal de Hojas de cálculo, verá cualquiera de sus hojas de cálculo anteriores y las opciones para las plantillas de hojas de cálculo. El primer cuadrado será un enorme botón más multicolor (+), y esto creará una nueva hoja de Google en blanco. 

Abrir su primera hoja desde Google Drive

También puede crear hojas directamente en su Google Drive. Primero diríjase a su Google Drive y simplemente haga clic en el botón azul titulado NUEVO. Luego, seleccione Hojas de cálculo y se creará en la carpeta de su unidad principal. Aquí también puede crear carpetas y organizar sus hojas de cálculo como desee. 

Editando su hoja de Google Sheets

Primero, puede cambiar el nombre de su hoja en la esquina superior izquierda. Se llamará automáticamente «Hoja de cálculo sin título». Haga clic en esto y asígnele el nombre que desee.

Sus menús estarán justo debajo del nombre de su hoja, incluidas funciones como: Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Datos, Herramientas, Complementos y Ayuda. Sus columnas están etiquetadas de la A a la Z y se ejecutan horizontalmente a lo largo de la página, mientras que sus filas están etiquetadas con números del 1 al 1000.

Cada celda es una intersección de una columna y una fila. Por ejemplo, la columna B y la fila 11 serían B11. Siempre que desee acceder a esta celda, debe utilizar el nombre B11.

Seleccionar, ingresar, mover y eliminar datos

En Google Sheets, es fácil seleccionar, ingresar, mover y eliminar datos. Así es cómo:

  • Selección: Al hacer clic en cualquier celda, notará un perímetro azul alrededor de la celda. Esto significa que ha seleccionado esta celda. 
  • Ingresar:   Al hacer clic en la celda una vez, se resaltará toda la celda, mientras que hacer clic dos veces realmente ingresará a la celda. Cuando comience a escribir, verá automáticamente sus datos ingresados ​​en la celda.
  • Mover: cuando presione enter, se le moverá a la siguiente celda. Si presiona la tecla de tabulación, se moverá de una celda a la derecha en lugar de hacia abajo. Si está atascado en una celda, presione escape, lo que anulará la selección del contenido y simplemente tendrá la celda seleccionada.
  • Eliminación: haga clic en la celda una vez y presione eliminar para eliminar todo el contenido de la celda. Si hace clic dos veces, verá el cursor, así que seleccione los datos que desea eliminar o siga eliminándolos hasta que desaparezcan.

Cometer errores (función de guardado automático)

Una característica sorprendente de Google Sheets cuando trabaja con una conexión a Internet es la función de guardado automático constante. A medida que trabaje, su documento se actualizará, guardará y sincronizará automáticamente con la nube para que esté disponible desde cualquier lugar y no perderá nada de su trabajo en caso de una falla de la computadora o una pérdida repentina de energía.

Si comete un error en cualquier momento, puede presionar inmediatamente Cmd + Z (en una Mac) o Ctrl + Z (en una PC). Esto deshará el paso anterior que acaba de completar. Si desea rehacer, puede presionar Cmd + Y (en una Mac) o Ctrl + Y (en una PC). También puede deshacer y rehacer usando las flechas directamente debajo del menú Archivo y Editar.

Además, existe la opción de ver todos los cambios que usted, o cualquier otra persona, haya realizado en la hoja de cálculo. Simplemente haga clic en «Todos los cambios guardados en la unidad «, en la parte superior junto a Ayuda en la barra de menú.

Esto lo llevará a todas las versiones de su hoja, que puede ver y puede volver a una versión anterior si lo desea (pero tenga cuidado, una vez que revierta, perderá todos los datos que se hayan ingresado desde esa versión).

Columnas y filas

Cambiar el tamaño, insertar, ocultar, mostrar y eliminar

  • Seleccionar una fila o columna: Haga clic en el número (fila) o letra (columna) que le gustaría seleccionar. Esto resaltará toda la fila o columna con un perímetro en azul. 
  • Cambiar el tamaño de una columna: el ancho de una columna o la altura de una fila se puede cambiar colocando el cursor sobre la línea gris en el borde, hasta que aparezca una línea con una flecha. Luego haga clic aquí y arrastre el cursor de la forma que desee para aumentar o reducir la columna o fila. 
  • Agregue columnas o filas adicionales: Primero haga clic en la columna o fila donde le gustaría insertar una nueva. Seleccione esta columna o fila y haga clic con el botón derecho del ratón para acceder al menú de opciones. Para Columnas, seleccione Insertar antes o Insertar después, para Filas seleccione Insertar arriba o Insertar debajo. Si desea agregar columnas o filas adicionales al final de su hoja de Google, pero ha llegado a la marca 1000, no se preocupe. Puede agregar hasta 2 millones de celdas, que son 50,000 filas y 40 columnas. Debe darse cuenta de que su hoja puede ralentizarse después de 10,000-20,000 filas que contienen datos o fórmulas complejas.
  • Varias hojas: agregar, renombrar y eliminar
  • Google Sheets tiene la opción de múltiples pestañas dentro de una hoja de Google. Esto es ideal para separar diferentes datos u organizar hojas de acuerdo con diferentes usuarios. En la parte inferior de su hoja habrá un botón «+», y al lado de esas 4 líneas apiladas horizontalmente, que es el botón de índice.
  • Agregar: presionar el botón «+» le permitirá agregar una hoja automáticamente.
  • Cambio de nombre: al hacer clic en la flecha pequeña junto al nombre de cualquier hoja, podrá abrir el menú. A continuación, puede cambiar el nombre, eliminar, ocultar o mostrar las hojas.
  • Eliminación: similar al cambio de nombre, siga el mismo proceso y haga clic en eliminar.

Formateo

Las opciones de formato para Hojas de cálculo de Google se pueden encontrar en la barra de herramientas superior.

Aquí puede formatear, como poner el texto en negrita, alinear el texto o crear moneda. Estos son muy similares a los que se encuentran en Docs. Para formatear una tabla con colores de fila alternos (también conocido como bandas), simplemente seleccione Formato y luego Colores alternos. Para eliminar todo el formato de una celda o de un rango de celdas, presione Cmd + \ (en una mac) o Ctrl + \ (en una PC).

Datos y fórmulas básicas

Hay algunas fórmulas automáticas que se producen en Hojas de cálculo. Los primeros son con fechas. Al ingresar una fecha como el 10 de enero de 2019, la cambiará automáticamente a 1/10/2019. Todos los números, fechas, porcentajes y moneda se alinearán automáticamente a la derecha, mientras que el texto se alineará inmediatamente a la izquierda. 

Las matemáticas se completan automáticamente. Por ejemplo, escriba (=) y luego escriba su fórmula, como 4/2 (= 4/2). Verá que la respuesta aparecerá automáticamente con la opción de X out.

Funciones: conteo, sumas y promedios

Estas fórmulas son un poco más complejas y muy útiles.

  • Recuento: esto le ayudará a contar valores numéricos en un conjunto de datos. Si hace clic en cualquier celda, escriba (=) y luego la palabra COUNT. Aparecerá un menú tan pronto como escriba C y seleccione CONTAR. A continuación, aparecerá una ventana que muestra una sintaxis de fórmula diferente y le ayudará a completarla. Por ejemplo, si quisiera contar todo dentro de B3 a B25, escribiría = COUNT (B3: B25). Para contar texto, tendrá que usar COUNTA en su lugar.
  • Sumas: este es un proceso similar, pero en lugar de COUNT usará SUM. Ejemplo = SUM (B3: B25) 
  • Promedios: Una vez más el proceso es el mismo, pero en cambio es = PROMEDIO (B3: B25)

Funciones frente a fórmulas

Las funciones se refieren a una sola palabra (COUNT), donde las fórmulas se refieren a todo lo que sigue al signo igual (= COUNT (B3: B25)). 

Funciones únicas y técnicas de Google Sheets

Hay algunas características que son específicas de Google Sheets como software en la nube, en comparación con el software de escritorio.

Los cubriremos aquí, y también explicaremos algunos consejos y técnicas de Google Sheets para principiantes, intermedios y avanzados en esta sección.

Técnicas para principiantes

  • Comentarios y notas: existe la posibilidad de agregar comentarios o notas sin colocarlos realmente en su hoja. También puede etiquetar a las personas con su dirección de correo electrónico si desea que vean el comentario. Luego, pueden responder después de haber leído o solucionado el problema. Para agregar un comentario a una celda específica, seleccione la celda y haga clic derecho. Seleccione «insertar comentario» en el menú y complete su comentario. Para etiquetar a alguien, escriba «+» más el nombre o correo electrónico que está en sus contactos. Los comentarios se pueden editar, eliminar, vincular, responder y resolver (lo que archivará el comentario). Se podrá acceder a todos los comentarios desde el botón de comentarios en la parte superior derecha de la pantalla.
  • Compartir: aunque etiquetar a alguien en un comentario es una forma de compartir, también puede compartir una hoja completa con alguien. Esto es genial porque podrá ver cualquier cambio que hagan en tiempo real. Tiene 3 opciones para compartir: acceso de solo lectura, acceso de solo comentarios y acceso de edición. Solo visualización, permite que la otra persona simplemente vea, Solo comentario permite que otras personas hagan comentarios pero no cambios en los datos de su hoja, y luego el acceso de edición permite cambios de edición completos y acceso a las otras personas con las que ha compartido tu hoja. Las opciones para compartir se encuentran haciendo clic en el botón azul en la esquina superior derecha. 
  • Colaboración: una vez que haya compartido su hoja, la presencia de cualquier persona que tenga acceso se mostrará de dos maneras. La primera forma es con el cursor, es decir, lo que se haya seleccionado. Además, su presencia será visible en la parte superior de la página.

Técnicas intermedias y avanzadas

  • Paneles de congelación: esto es útil cuando tiene filas de datos que van más allá de una longitud de la pantalla. Digamos que su pantalla le mostrará hasta 28 filas. Después de pasar la fila 28, ya no podrá ver los títulos en la parte superior de la pantalla. Esto puede resultar difícil si necesita ver el contexto de sus columnas. Para ver esto, puede congelar las filas de encabezado. Primero seleccione la fila en la que le gustaría congelar, por ejemplo 5. Luego haga clic en Ver, luego Congelar y seleccione Hasta la fila actual (5). 
  • Fórmulas entre hojas: si desea vincular datos entre hojas, existe una forma específica de hacerlo. Por ejemplo, si desea usar un encabezado de la celda A1 en la Hoja 1 y colocarlo en la Hoja 2, entonces deberá comenzar con = Hoja1! A1 ingresado en A1 en la Hoja 2. Nuevamente como ejemplo, si desea para colocar esto como una suma en un conjunto diferente de celdas, pondría = SUMA (Hoja1! D4: D17).
  • Formato condicional: esta es una técnica que le permite aplicar diferentes formatos a ciertas celdas, según condiciones específicas. Esto podría usarse para codificar con colores ciertos números, como un crecimiento positivo o negativo. Primero deberá obtener una copia simple de la tabla de membresía presionando Cmd + Z (en una Mac) o Ctrl + Z (en una PC). A continuación, deberá resaltar la columna final y seleccionar Formato en el menú y finalmente Formato condicional. Aquí podrá aplicar este formato a un rango, estilo y otras opciones. 
  • Clasificación de datos: si necesita ordenar sus datos, de mayor a menor, o de mayor a menor, primero resalte toda la tabla. Luego, deberá ir a Datos y luego a Ordenar rango. Primero seleccione la opción «Los datos tienen encabezado» y cómo le gustaría que se clasificaran de AZ o ZA. Esto no significa necesariamente en orden alfabético, sino que A simboliza lo más alto y Z simboliza lo más bajo. Por lo tanto, si tiene un conjunto de datos de 100, A significará 100 y Z significará 1. 
  • Filtrado de datos: después de ordenar, es posible que también desee filtrar sus datos. Dirígete a Datos y luego a Filtrar. A continuación, deberá hacer clic en un icono que parece un triángulo invertido. No hará que la mesa se ponga verde y verá tres líneas horizontales que forman un triángulo invertido. Hará clic en esto y verá un menú emergente, y aquí puede elegir su configuración. Para eliminar un filtro, vuelva a hacer clic en este botón y, en «Filtrar por condiciones», cambie la regla a Ninguna.
  • Agregar gráficos: resalte cualquier columna y vaya a Insertar, luego a Gráfico. Esto creará un gráfico predeterminado y también abrirá una herramienta de edición en su barra lateral. En esta área, tendrá la opción de cambiar tanto el tipo de gráfico como el rango de datos, así como otras opciones de formato personalizadas. 
  • Función de exploración: Google Sheets tiene una opción de inteligencia artificial, que permite que su hoja cree gráficos o fórmulas para usted. La función que realiza esto se llama Explorar y se puede encontrar en la esquina inferior derecha. Básicamente, simplemente seleccione cualquier parte de su gráfico y haga clic en Explorar. Luego, recibirá información de inteligencia artificial sobre su selección.

Ahora es su turno: ponga Google Sheets a trabajar para usted

Aunque Google Sheets puede parecer abrumador al principio, después de unos días de usar el sistema, encontrará que es mucho más simple que otras versiones de escritorio de hojas de cálculo. Y todas sus Hojas de cálculo se descargan exactamente de la misma manera que los archivos de Excel, lo cual es muy útil para trabajar con usuarios de escritorio y reenviar hojas de cálculo a clientes que pueden sentirse más cómodos con Excel.

Marque esta guía a medida que se familiarice con el uso de Hojas de cálculo de Google, o revise uno de nuestros recursos favoritos de Hojas de cálculo de Google que hemos incluido como enlaces a continuación.

Si es nuevo en confiar en una aplicación de hoja de cálculo moderna para organizar sus datos … ¡bienvenido! Pronto se dará cuenta de lo útiles que pueden ser las Hojas de cálculo de Google y del impacto que las poderosas hojas de cálculo han tenido en las empresas.

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